Según Paoli, la Cancillería es la institución u organismo estatal encargado de la elaboración y emisión de los documentos emanados de la autoridad soberana. No hay que confundirlo con el término de Chancillería, el cual se emplea con dos acepciones:

• Tribunal de Justicia o Audiencia (desde Enrique II).
• Conjunto de personas que están en la tabla de los sellos reales para la expedición y validación, haciendo el registro de los documentos y la aposición del sello, teniendo como funcionario supremo al canciller o chanciller.

Oficiales como secretarios, notarios, contadores, escribanos mayores y de cámara, relatores y concertadores ejercían el grueso de las tareas de las cancillerías.

Funciones de la Cancillería Castellana

Las funciones de la Cancillería, según Floriano Cumbreño, son:

• Recepción de peticiones.
• Coordinación de los actos preparatorios.
• Minutación y puesta en limpio.
• Validación y expedición.

Organización de la Cancillería durante los Reyes Católicos

Durante el reinado de los Reyes Católicos, encontramos la Cancillería completamente organizada y compuesta por los siguientes funcionarios:

• Chancilleres Mayores:
  • Del Sello Mayor.
  • Del Sello de la Poridad.
• Notarios Mayores:
  • De los Reinos: Castilla, León, Toledo, Andalucía, Granada.
  • De los Privilegios.
• Mayordomo Mayor.
• Contadores Mayores:
  • De Hacienda.
  • De Cuentas.
• Contadores Menores:
  • De Sueldos.
  • De Tierras, Acostamientos o Tenencias.
  • De Mercedes.
  • De Relaciones.
  • De Ración y Quitación.
  • De Rentas o Extraordinarias.
• Escribanía Mayor de los Privilegios y Confirmaciones:
  • Escribanos Mayores.
  • Concertadores.
• Registrador Mayor.
• Secretarios.
• Escribanos.

En las Cortes de Madrigal (1476), los Reyes fijaron el personal que había de formar su cancillería y los derechos que debían llevar por la expedición de documentos. Dichas ordenanzas se ratificaron en las Cortes de Toledo (1480). Se fijó en 18 años la edad mínima para desempeñar estos oficios, dándose el caso de que si el nombramiento se hacía antes de esa edad, no podrían desempeñarlo hasta llegar a ella.

Funcionamiento de la Cancillería Castellana

La máxima autoridad dentro de la oficina encargada de la expedición de los documentos era el canciller, cargo que implicaba la obligación de seguir al rey y a la corte en su constante ir y venir, dada su naturaleza itinerante.

Historia del Cargo de Canciller

La primera vez que aparece el título de chancellarius en documentos originales se remonta al año 1127, cuando Alfonso VII de León confirma al arzobispo de Santiago, Diego Gelmírez, la promesa de cederle su capellanía y cancillería, quedando vinculado el cargo de canciller a perpetuidad a los arzobispos de Santiago. Más tarde, en 1206, Alfonso VIII otorga el título de canciller de Castilla al arzobispo de Toledo, pero este cargo fue ostentado a modo honorífico, siendo otro funcionario quien lo ejercía de manera efectiva: el chancellarius domini regis. En tiempos de Sancho IV, se crea el cargo de chanciller de Andalucía, si bien el mismo arzobispo de Toledo, don Gonzalo, reunía los tres títulos, también de manera honorífica, desempeñando tales funciones el notario.

El Chanciller de la Poridad

De gran importancia es la aparición, en el reinado de Sancho IV, del chanciller de la Poridad, es decir, el encargado de guardar el sello secreto, sello que tenía un carácter eminentemente personal.

Con el tiempo, se concretaron las funciones de ambos chancilleres mayores:

• El del Sello Mayor estaba al cuidado de todos los sellos reales, tanto los metálicos como los de cera, para sellar toda clase de documentos, tanto de gracia como de justicia.
• El de la Poridad solo tenía a su cargo el sello secreto y asistía constantemente a la corte.

El chanciller del Sello Mayor tenía una doble misión: la libranza de las cartas de privilegio y la aposición del sello. La primera la realizaba junto al Mayordomo Mayor y el Notario Mayor de los Privilegios, aunque en la práctica la función la llevaban a cabo en las Contadurías Mayores, cuyos funcionarios firmaban por ellos como sus lugartenientes. La segunda misión la realizaban los selladores.

El Sellado de los Documentos Reales

Ya en las Cortes de Burgos de 1374 (Enrique II), se determinaron los trámites a seguir. Había una habitación con una red de madera con puerta que se pudiera correr, estando el portero dentro de ella recogiendo y echando en la tabla los documentos que tenían que ser sellados. No se podía sellar de noche, salvo por mandato real, cartas o privilegios que corrieran prisa. Los que tuvieran las llaves de los sellos acudirían por la mañana los días de sellar, aunque si no llegaban a tiempo, el chanciller podría abrir y sellar con los funcionarios que estuvieran presentes.

El canciller ponía en las cartas que sellaba los llamados derechos de chancillería. Estaban exentos de dicho pago:

• Los miembros del Consejo Real.
• Los oidores de las Audiencias.
• Alcaldes de Casa y Corte.
• El Mayordomo.
• Los Chancilleres Mayores.
• Los Contadores Mayores.
• Los Lugartenientes.
• Los Secretarios.
• Algunas instituciones eclesiásticas.

El Notario en la Cancillería Castellana

Según Floriano Cumbreño, el notario es como un testigo de mayor excepción que interviene en los documentos para darles garantía de veracidad y plena validez jurídica.

En la Alta Edad Media, el notario era siempre una persona vinculada al ámbito eclesiástico: sacerdos, presbiter, canonicus, etc. En los reinados de Fernando I (1035) hasta el de Alfonso VII (1126), el notario es el funcionario que generalmente suscribe los diplomas, pero sin hacer diferenciación entre notario y escribano.